Herausforderung: Fehlende Transparenz bei der Lizenznutzung
Ein Kunde beauftragte uns mit einer Analyse seines Microsoft-365-Tenants, um die tatsächliche Nutzung der vorhandenen Microsoft-Lizenzen zu analysieren. Ziel war es, einen vollständigen Überblick über die Lizenzverteilung zu erhalten und ungenutzte oder falsch zugewiesene Lizenzen zu identifizieren.
Die zentrale Fragestellung lautete:
Gerade in gewachsenen IT-Umgebungen geht schnell der Überblick verloren, welche Benutzer welche Lizenzen tatsächlich benötigen.
Die Lösung: Analyse aller Lizenzzuweisungen
Im Rahmen unserer Tenant-Analyse wurden sämtliche Lizenzzuweisungen den tatsächlich aktiven Benutzerkonten gegenübergestellt und systematisch ausgewertet.
Dabei wurden unter anderem folgende Auffälligkeiten festgestellt:
- Ehemalige Mitarbeiter verfügten weiterhin über aktive Lizenzzuweisungen
- Lizenzen waren Benutzern zugeordnet, die seit längerer Zeit nicht mehr aktiv waren
- Hochwertige Lizenzpakete wurden bereitgestellt, obwohl deren Funktionen nicht genutzt wurden
- Ein Teil der vorhandenen Lizenzen blieb dauerhaft ungenutzt
Die Auswertung machte diese brachliegenden Lizenzbestände transparent und lieferte eine fundierte Grundlage für gezielte Optimierungsmaßnahmen.
Direktes Einsparpotenzial durch ungenutzte Lizenzen
Die Analyse zeigte, dass zahlreiche Lizenzen zwar Kosten verursachten, jedoch keinen geschäftlichen Mehrwert mehr boten.
Daraus ergaben sich mehrere Optimierungsmöglichkeiten:
- Freigabe nicht mehr benötigter Lizenzen
- Wiederverwendung vorhandener Lizenzen für neue Mitarbeiter
- Vermeidung unnötiger Neubeschaffungen
- Nachhaltige Reduzierung der laufenden Lizenzkosten
Insbesondere in größeren Unternehmen summieren sich ungenutzte Lizenzzuweisungen häufig zu einem erheblichen Kostenfaktor.
Zusätzliche Optimierung der Dynamics-365-Lizenzierung
Neben den Microsoft-365-Lizenzen wurde auch die Lizenzierung der eingesetzten Dynamics-365-Anwendungen untersucht.
Die Auswertung ergab, dass mehrere Benutzer gleichzeitig mit mehreren Basislizenzen ausgestattet waren. In vielen Fällen hätte eine Kombination aus einer Basislizenz und kostengünstigeren Attach-Lizenzen denselben Funktionsumfang bereitgestellt.
Durch die Optimierung der Lizenzstruktur ließ sich die vorhandene Lizenzierung wirtschaftlicher gestalten, ohne die Arbeitsabläufe der Anwender einzuschränken.
Ergebnis der Tenant-Analyse
Die Analyse verschaffte dem Kunden einen vollständigen Überblick über seine Lizenzlandschaft und zeigte konkrete Optimierungsmöglichkeiten auf.
- Transparenz über die tatsächliche Lizenznutzung
- Identifikation ungenutzter Benutzerkonten
- Rückgewinnung brachliegender Lizenzen
- Optimierung der Dynamics-365-Lizenzierung
- Vermeidung unnötiger Lizenzkäufe
- Nachhaltige Senkung der laufenden Lizenzkosten
Fazit
Regelmäßige Tenant-Analysen sind ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Lizenzmanagements. Sie schaffen Transparenz, decken ungenutzte Lizenzbestände auf und helfen Unternehmen, ihre Microsoft-365- und Dynamics-365-Umgebungen wirtschaftlicher zu betreiben.
In diesem Projekt konnten durch die Bereinigung ungenutzter Benutzerkonten sowie die Optimierung der Dynamics-365-Lizenzierung erhebliche Einsparungen erzielt werden – ohne Einschränkungen für die Anwender. Bereits wenige identifizierte Optimierungsmöglichkeiten können die laufenden Lizenzkosten dauerhaft senken und gleichzeitig die Transparenz innerhalb der gesamten Microsoft-Umgebung deutlich verbessern.
