Herausforderung: Komplexe Lizenzlandschaft und fehlende Transparenz

Ein Kunde beauftragte uns mit der Analyse seines Microsoft-365-Tenants, um den Lizenzierungsstatus seiner Microsoft-Umgebung zu bewerten und mögliche Compliance-Risiken zu identifizieren.

Die Umgebung bestand aus einer Kombination verschiedener Lizenzmodelle:

• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 F3
• Microsoft Entra ID P2 Step-up-Lizenzen für ausgewählte Microsoft-365-E3-Benutzer
• Microsoft 365 E5 für einen kleineren Benutzerkreis

Gerade in solchen Mischumgebungen stellt sich häufig die Frage, ob die eingesetzten Microsoft-Dienste tatsächlich durch die vorhandenen Lizenzen abgedeckt sind und den aktuellen Microsoft-Produktnutzungsrechten entsprechen.

Da zahlreiche Funktionen mandantenweit aktiviert werden können, die erforderlichen Lizenzen jedoch nur bestimmten Benutzergruppen zugewiesen sind, entstehen schnell unbeabsichtigte Compliance-Risiken.

Die Lösung: Umfassende Tenant-Analyse

Im Rahmen einer gemeinsamen Remote-Analyse wurden die lizenzrelevanten Konfigurationen, Richtlinien und aktivierten Microsoft-365-Funktionen systematisch überprüft.

Dabei wurden nicht nur die vorhandenen Lizenzzuweisungen analysiert, sondern insbesondere auch die tatsächliche Nutzung der aktivierten Funktionen und deren Zuordnung zu den jeweiligen Benutzergruppen.

Die Analyse identifizierte mehrere Bereiche, in denen die technische Konfiguration nicht vollständig mit den eingesetzten Lizenzmodellen übereinstimmte.

Konkrete Handlungsempfehlungen für eine lizenzkonforme Umgebung

Die Tenant-Analyse zeigte bestehende Compliance-Lücken auf und lieferte gleichzeitig konkrete Handlungsempfehlungen zur Behebung der identifizierten Risiken.

Je nach Anforderung standen zwei Lösungswege zur Verfügung:

• Nachlizenzierung betroffener Benutzer zur rechtskonformen Nutzung lizenzpflichtiger Funktionen
• Anpassung von Richtlinien und Konfigurationen, sodass lizenzpflichtige Funktionen ausschließlich entsprechend lizenzierten Benutzergruppen zur Verfügung stehen

Dadurch erhielt der Kunde eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um wirtschaftliche und lizenzrechtliche Anforderungen optimal miteinander zu verbinden.

Ergebnis der Tenant-Analyse

Die Analyse schuf vollständige Transparenz über die aktuelle Lizenzsituation und zeigte auf, an welchen Stellen Handlungsbedarf bestand.

• Transparenz über die vorhandene Microsoft-Lizenzierung
• Identifikation möglicher Compliance-Risiken
• Überprüfung lizenzrelevanter Konfigurationen und Richtlinien
• Konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung
• Fundierte Grundlage für zukünftige Lizenzentscheidungen

Besonders wertvoll war für den Kunden die Erkenntnis, dass nicht allein die Zuweisung von Lizenzen entscheidend ist, sondern auch die tatsächliche Nutzung aktivierter Funktionen und deren Übereinstimmung mit den Microsoft-Produktnutzungsrechten.

Fazit

Mit der zunehmenden Komplexität von Microsoft 365 gewinnen regelmäßige Tenant-Analysen immer mehr an Bedeutung. Insbesondere Umgebungen mit Microsoft 365 E3, F3, E5 sowie zusätzlichen Add-ons und Step-up-Lizenzen bergen Risiken, die im Tagesgeschäft häufig unbemerkt bleiben.

Eine strukturierte Tenant-Analyse schafft Transparenz, deckt potenzielle Compliance-Abweichungen frühzeitig auf und zeigt praktikable Maßnahmen für eine lizenzkonforme und wirtschaftliche Microsoft-365-Umgebung. Dadurch erhalten Unternehmen die notwendige Sicherheit, ihre Microsoft-Lizenzierung langfristig effizient und regelkonform zu betreiben.