Herausforderung: Unterschiedliche Lizenzverträge nach einer Klinikfusion

Ein Zusammenschluss mehrerer Kliniken mit rund 4.800 Benutzern aus Verwaltung, Medizin, Pflege und weiteren Bereichen stand vor der Herausforderung, die gewachsene Microsoft-Lizenzierung und IT-Infrastruktur zu konsolidieren.

Im Laufe der Jahre waren unterschiedliche Lizenzverträge, verschiedene Laufzeiten sowie mehrere Beschaffungswege entstanden. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Übersicht über die vorhandenen Softwarelizenzen, installierten Systeme und die tatsächliche Nutzung.

Der neue IT-Leiter der Klinikgruppe verfügte lediglich über detaillierte Kenntnisse der Infrastruktur seiner bisherigen Einrichtung. Ziel war es daher, Transparenz über den aktuellen Lizenzbestand zu schaffen, Risiken zu identifizieren und eine langfristige Strategie für eine wirtschaftliche und lizenzkonforme IT-Umgebung zu entwickeln.

Die Lösung: Ganzheitliche Analyse von Lizenzbestand und Infrastruktur

Zunächst wurde der kaufmännische Lizenzbestand anhand der vorhandenen Vertragsunterlagen erfasst. Da diese nicht vollständig waren, wurde zusätzlich ein Microsoft License Statement ausgewertet und in die Analyse integriert. Dadurch konnte eine vollständige Lizenzhistorie aufgebaut werden.

Parallel dazu erfolgte eine technische Bestandsaufnahme der gesamten IT-Umgebung. Hierfür kamen sowohl eigene Analysewerkzeuge als auch bereits vorhandene Systeme des Kunden zum Einsatz, darunter GLPI, Baramundi, VMware vSphere und RVTools.

Auf Basis dieser Daten wurden eine technische Infrastrukturübersicht sowie eine vollständige Lizenzbilanz erstellt.

Optimierung von Infrastruktur und Lizenzierung

Die Auswertung zeigte zahlreiche Möglichkeiten zur technischen und wirtschaftlichen Optimierung auf:

• Konsolidierung virtueller Server auf weniger Cluster
• Reduzierung des Lizenzbedarfs durch Optimierung der SQL-Server-Landschaft
• Planung notwendiger Software-Updates für bereits abgekündigte Produkte
• Identifikation und Entfernung nicht mehr benötigter Legacy-Software
• Aufdeckung technischer Redundanzen innerhalb der Infrastruktur

Die Kombination aus technischer Bestandsaufnahme und kaufmännischer Lizenzanalyse ermöglichte eine fundierte Bewertung der gesamten IT-Landschaft.

Compliance-Risiken reduziert und Lizenzierung optimiert

Die erstellte Lizenzbilanz deckte sowohl Unterlizenzierungen als auch ineffiziente Lizenzzuweisungen auf. Gemeinsam mit dem Kunden wurden geeignete Maßnahmen definiert, um die Microsoft-Lizenzierung dauerhaft zu optimieren.

Dazu gehörten unter anderem:

• Identifikation und Beseitigung von Unter- und Falschlizenzierungen
• Definition standardisierter Lizenzprofile für unterschiedliche Benutzergruppen
• Anpassung der Lizenzzuweisungen an den tatsächlichen Funktionsumfang
• Abbau bestehender Überlizenzierungen

Insbesondere die Einführung rollenbasierter Lizenzprofile führte dazu, dass Benutzer künftig nur noch die Lizenzen erhielten, die sie tatsächlich für ihre tägliche Arbeit benötigten.

Lizenzverträge konsolidiert und Verwaltungsaufwand reduziert

Neben der Optimierung der Lizenzzuweisungen wurden auch die bestehenden Lizenzverträge schrittweise zusammengeführt. Unterschiedliche Vertragsmodelle und Laufzeiten wurden auf wenige einheitliche Verträge mit wirtschaftlich optimalen Konditionen konsolidiert.

Dadurch wurde die Software-Lizenzverwaltung deutlich vereinfacht. Der Kunde erhielt eine transparente Übersicht über seine gesamte Microsoft-Lizenzierung und konnte administrative Prozesse wie das jährliche True-Up wesentlich effizienter durchführen.

Fazit

Eine kontinuierliche Software-Lizenzverwaltung endet nicht bei der Erfassung vorhandener Softwarelizenzen. Erst die Kombination aus kaufmännischer Lizenzanalyse und technischer Bestandsaufnahme ermöglicht eine nachhaltige Optimierung der gesamten IT-Umgebung.

In diesem Projekt konnten Lizenzverträge konsolidiert, Compliance-Risiken reduziert, Über- und Unterlizenzierungen beseitigt sowie erhebliche Einsparpotenziale identifiziert werden. Gleichzeitig erhielt der Kunde eine transparente Grundlage für zukünftige Lizenzentscheidungen und ein professionelles, langfristig wirtschaftliches Lizenzmanagement.