Herausforderung: Gewachsene Lizenzlandschaft ohne vollständige Transparenz
Ein Einzelhandelsunternehmen aus Norddeutschland beauftragte uns, seine bestehende Lizenzlandschaft zu prüfen. Über die Jahre waren Verträge, Lizenzmodelle und Nutzungsrechte verschiedener Hersteller zusammengekommen. Welche Lizenzen tatsächlich benötigt wurden, ob die vorhandenen Verträge noch zur aktuellen Nutzung passten und wie das Unternehmen bei einem Hersteller-Audit dastehen würde, ließ sich nicht mehr vollständig nachvollziehen.
Die zentralen Fragen lauteten:
Gerade in gewachsenen IT-Umgebungen mit vielen Verträgen und Standorten geht der Überblick über Lizenzbestand und Nutzungsrechte schnell verloren.
Die Lösung: Strukturierte Lizenzberatung
Im Rahmen unserer Lizenzberatung haben wir die bestehende Lizenzlandschaft des Kunden systematisch analysiert. Sämtliche Verträge, Lizenzbestände und die tatsächliche Nutzung wurden gegenübergestellt und bewertet.
- Analyse der bestehenden Lizenzlandschaft und aller Verträge
- Erläuterung der tatsächlichen Nutzungsrechte je Produkt und Vertrag
- Abgleich von Lizenzbestand und tatsächlicher Nutzung
- Bewertung der verfügbaren Vertragsmodelle und Konditionen
- Aufdeckung von Einsparpotenzialen und Compliance-Risiken
Das Ergebnis war ein vollständiges Bild der Lizenzsituation – und eine belastbare Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Keine Kosten durch Fehl- oder Überlizenzierung
Die Analyse zeigte, dass ein Teil der Lizenzen nicht oder nicht mehr im vorgesehenen Umfang genutzt wurde, während an anderer Stelle Lizenzen fehlten oder falsch zugeordnet waren. Durch die Bereinigung der Lizenzbestände wurde die Überlizenzierung abgebaut und gleichzeitig jede Fehllizenzierung behoben – ohne Einschränkungen für die Anwender.
Günstigere Konditionen durch das passende Vertragsmodell
Softwarehersteller bieten in der Regel mehrere Vertrags- und Lizenzmodelle an, die sich in Laufzeit, Preisgestaltung und Flexibilität deutlich unterscheiden. Auf Basis der ermittelten Nutzung haben wir das für den Kunden passende Vertragsmodell empfohlen und ihn bei der Umstellung begleitet. Das Ergebnis sind deutlich günstigere Konditionen bei gleichem Leistungsumfang.
Rechtssicherheit im Audit statt teurer Nachlizenzierung
Hersteller-Audits sind im Lizenzgeschäft keine Seltenheit. Wer seine Nutzungsrechte nicht belegen kann, muss häufig teuer nachlizenzieren. Durch die lückenlose Dokumentation der Lizenzlandschaft und die Klärung aller Nutzungsrechte ist der Kunde heute auf ein Audit vorbereitet und vermeidet Nachforderungen.
Ergebnis der Lizenzberatung
Die Lizenzberatung verschaffte dem Kunden einen vollständigen Überblick über seine Lizenzlandschaft und führte zu einer dauerhaften Einsparung von mehr als 400.000 EUR pro Jahr.
- Einsparung von über 400.000 EUR pro Jahr
- Keine Kosten durch Fehl- oder Überlizenzierung
- Günstigere Konditionen durch das passende Vertragsmodell
- Rechtssicherheit im Audit statt teurer Nachlizenzierung
- Volle Transparenz über Lizenzbestand und Nutzungsrechte
- Verlässliche Planungsgrundlage für künftige Lizenzentscheidungen
Partnerschaft statt Einmalprojekt
Lizenzberatung endet bei uns nicht mit der Abschlusspräsentation. Als Partner gehen wir proaktiv auf unsere Kunden zu, informieren über relevante Änderungen bei Lizenzbedingungen und Vertragsmodellen und bleiben durch jährliche Reviews stets im Kontakt. So bleibt die Lizenzlandschaft auch bei Wachstum, neuen Standorten oder veränderten Anforderungen wirtschaftlich und rechtssicher.
Fazit
Eine professionelle Lizenzberatung zahlt sich aus: Sie analysiert die bestehende Lizenzlandschaft, erläutert die Nutzungsrechte und deckt Einsparpotenziale auf. Je umfangreicher und älter die Lizenzlandschaft, desto größer ist in der Regel das Potenzial.
In diesem Projekt konnten durch die Bereinigung der Lizenzbestände, den Wechsel auf das passende Vertragsmodell und die Herstellung von Audit-Sicherheit Einsparungen von mehr als 400.000 EUR pro Jahr erzielt werden – ein Ergebnis, das sich Jahr für Jahr wiederholt.
